Einfach erklärt.
Schritt für Schritt.

1. Gut starten

Die Übersicht ist deine Startseite. Über das Menü wechselst du zwischen den Bereichen. Auf dem Handy öffnest du zuerst „Menü“.

1. Vermieterdaten und Bankkonten einrichten.
2. Gebäude und Wohnungen anlegen.
3. Mieter und Mietverträge erfassen.
4. Verteilungsschlüssel und Abrechnungsperioden vorbereiten.
5. Zahlungen und Rechnungen erfassen.
6. Ergebnisse prüfen und erst danach verwenden.

Stand: 15.10.2026 · Version 1.19.1 live und auf Handy und Desktop geprüft: Betreiber der Plattform ist europaper GmbH. Kontakt, Impressum, Datenschutz und System-E-Mails sind auf den Betreiber abgestimmt. Mehrere Vermieter unter einem Login, gezielte Gebäude-/Wohnungszuordnung und gemeinsame Kostenverteilung bleiben verfügbar. Gebäude-/Wohnungsansicht für Mieter, private Vertragsdokumente, Beleg-Sammelprüfung, „Tarife & Kosten“ und das kostenlose KI-Erklärvideo bleiben verfügbar. KI-Beleghilfe 0,50 € netto je auswertbarer Antwort; frühere Bestellungen behalten ihren vereinbarten Preis. Die vollständige kostenpflichtige KI-Abrechnungsprüfung ist geplant, noch nicht verfügbar. Die technische Prüfung ersetzt keine fachliche Freigabe einer Abrechnung.

Betreiber und Kontakt von hemva

Version 1.19.1 · live und geprüft. Betreiber der Plattform ist die europaper GmbH, Segeberger Chaussee 36, 22850 Norderstedt. Geschäftsführer sind Frank Lorenz und Frank Lunkeit. Kontakt: info@europaper.de, Telefon 0800 - 102 32 40. Verbindliche aktuelle Anbieterangaben stehen im Impressum; dort findest du auch Register- und Umsatzsteuerangaben.

Der Plattformbetreiber ist nicht automatisch dein Vermieter. Deine unter „Vermieterdaten“ angelegten Personen und Firmen bleiben unverändert. Trage europaper nicht als Vermieter ein, nur weil du hemva nutzt. Mietverträge, Kosten, Zahlungen, Preise und gespeicherte Abrechnungen werden durch die Änderung der Betreiberangaben nicht rückwirkend umgeschrieben. Neue System-E-Mails nennen hemva und europaper; bestehende Zugänge und Passwörter bleiben bestehen.

1. Für Fragen zum Betrieb „Impressum“ oder „Datenschutz“ unten in der Anwendung öffnen.
2. Den betroffenen Bereich und die Fehlermeldung an info@europaper.de schreiben. Keine Passwörter oder API-Schlüssel senden.
3. Für Fragen zu einem Mietvertrag den im Vertrag genannten Vermieter ansprechen. Verwechsle ihn nicht mit dem Softwarebetreiber.

2. Anmelden

1. „Anmelden“ öffnen.
2. E-Mail oder Benutzername und Passwort eingeben.
3. Auf „Anmelden“ klicken.

Für ein neues Konto „Registrieren“ öffnen. Danach die E-Mail bestätigen. Fehlt die E-Mail, Spam-Ordner prüfen oder „Bestätigungs-E-Mail erneut anfordern“ verwenden. Bei vergessenem Passwort die Passwort-Hilfe auf der Anmeldeseite nutzen.

Du siehst nur die Funktionen, für die dein Konto Rechte hat. Lesezugriff erlaubt das Anschauen. Schreibzugriff erlaubt das Erfassen und Ändern.

3. Einstellungen

Menü → Einstellungen

Vermieterdaten

Hier verwaltest du einen oder mehrere Vermieter unter demselben Login. Die bisherigen Vermieterdaten bleiben als erster Vermieter erhalten. Die neuen Zuordnungen ändern keine Rechnungsbeträge, Wohnflächen, Mietzahlungen oder Teilnahmen an gemeinsamen Anlagen.

Mehrere Vermieter anlegen und zuordnen

Version 1.19.0 · live und geprüft. Voraussetzung: Schreibrechte für Einstellungen zum Anlegen der Vermieter und für Gebäude & Wohnungen zum Zuordnen.

1. „Einstellungen“ → „Vermieterdaten“ öffnen. Bei „Vermieter verwalten“ den vorhandenen Eintrag prüfen. „Weiteren Vermieter anlegen“ anklicken.
2. Name, Anschrift und bei Bedarf Kontakt-, Steuer- und Bankdaten eintragen. „Vermieterdaten speichern“ anklicken. Die Bankverbindung gilt nur für Dokumente dieses Vermieters. Sie löst keine Überweisung aus.
3. „Gebäude & Wohnungen“ öffnen. Am Gebäude „Bearbeiten“ anklicken. Unter „Vermieter des Gebäudes“ den richtigen Eintrag wählen und speichern. Auf der Gebäudekarte steht anschließend der Vermieter. Der Filter „Gebäudevermieter filtern“ bezieht sich auf den Gebäudevermieter, nicht auf abweichende Wohnungen.
4. „Wohnungen anzeigen“ anklicken. Die gewünschte Wohnung öffnen und „Wohnung bearbeiten“ wählen. „Vom Gebäude übernehmen“ ist der Normalfall: Die Wohnung folgt dem Gebäudevermieter auch bei späteren Änderungen.
5. Gehört eine Wohnung zu einem anderen Vermieter, bei „Vermieter dieser Wohnung“ dessen Namen wählen und speichern. Diese ausdrückliche Zuordnung bleibt bei einer Änderung des Gebäudevermieters erhalten. Zur Rückkehr zur Vererbung „Vom Gebäude übernehmen“ wählen und speichern.
6. Bei jeder Wohnung den angezeigten Vermieter kontrollieren. Neue Nebenkostenabrechnungen und neu erzeugte Vertrags-/Mieterschriftstücke verwenden den Vermieter der jeweiligen Wohnung. Alte gespeicherte Abrechnungen bleiben unverändert; eine neue Berechnung erstellt einen neuen Stand. Die Änderung hier ersetzt keinen rechtlichen Eigentümer- oder Vertragswechsel.

Gemeinsame Anlagen: Beispiel: Zwei Gebäude gehören verschiedenen Vermietern, teilen aber eine Hebeanlage. Beide bleiben in derselben Kostengemeinschaft. Die gemeinsame Rechnung wird weiterhin nach den hinterlegten Teilnehmern und Gewichten verteilt. Wohnungen nicht wegen unterschiedlicher Vermieternamen aus der Liegenschaft entfernen. Bereits gebuchte Rechnungen behalten ihren gespeicherten Verteilungsstand.

Wichtig: Alle Vermieter bleiben innerhalb deines Hemva-Zugangs. Es werden keine fremden Zugänge zusammengeführt. Hemva-Gebühren und deine Bankkontenliste bleiben beim bestehenden Zugang; ein Vermieter ist kein neues Kundenkonto. Ohne Zuordnung bleibt der bisherige Vermieter maßgeblich. Zugeordnete Vermieter können nicht deaktiviert werden; zuerst Gebäude und abweichende Wohnungen umordnen. Der bisherige Standardvermieter bleibt erhalten. Die Auswahl eines anderen Vermieters ändert nicht automatisch bestehende Verträge, gespeicherte PDF-Dateien oder Bankbuchungen.

Bankkonten

1. „Bankkonten“ und „Neues Bankkonto“ öffnen.
2. Kontodaten eintragen und bei Bedarf das Standardkonto festlegen.
3. „Bankkonto speichern“ klicken.

Nutzungsumfang: Einfach oder Erweitert

1. „Nutzungsumfang“ öffnen und „So möchtest du hemva nutzen“ wählen.
2. Einfach wählen, wenn du nur tatsächliche Mietzahlungen und Rechnungen erfassen möchtest. Bankdateien und eine vollständige Kontoführung sind dafür nicht nötig.
3. Erweitert wählen, wenn du zusätzlich Bankexporte einlesen und sonstige Umsätze buchen möchtest. Dann erscheinen „Bankimport & Umsätze“ und „Buchungsjournal“ im Menü.
4. Die Wirkung prüfen, das Häkchen setzen und „Nutzungsumfang speichern“ klicken. Danach kontrollieren, ob das Menü zur Auswahl passt.

Du wählst die Ansicht für deine Vermietung und alle zugehörigen Benutzer. Beide Wege verwenden dieselben Rechnungen und Mietzahlungen. Beim Umschalten wird nichts gelöscht. Eingelesene Umsätze bleiben erhalten und sind nach dem Wechsel zu Erweitert wieder erreichbar. Berechtigungen und Preise werden dadurch nicht geändert. Bei bestehenden Konten bleibt zunächst Erweitert aktiv.

Dein Passwort ändern

1. Angemeldet „Einstellungen“ öffnen und dort den Menüpunkt „Passwort ändern“ wählen. Erst dann erscheint das Passwortformular. Dafür brauchst du keine Schreibrechte für Vermieterdaten; du änderst nur dein eigenes Benutzerkonto.
2. „Altes Passwort“ eingeben. Damit wird geprüft, ob du dein bisheriges Passwort kennst.
3. „Neues Passwort“ und „Neues Passwort wiederholen“ gleich eingeben. Das neue Passwort muss anders sein und 12 bis 128 Zeichen, mindestens einen Buchstaben und eine Ziffer enthalten.
4. „Passwort ändern“ klicken und die Meldung direkt beim Formular lesen. Bei einem Fehler wird nichts geändert; die Passwortfelder werden nach einer Serverantwort geleert und müssen neu ausgefüllt werden.
5. Nach Erfolg „Mit neuem Passwort anmelden“ wählen. Das alte Passwort und bisherige API-Sitzungen funktionieren nicht mehr; frühere Rücksetzlinks werden ungültig. Andere Benutzer bleiben unverändert.

Nie Passwörter in Nachweisfelder schreiben oder anderen Personen senden. Bei vergessenem alten Passwort den Weg „Passwort vergessen?“ auf der Anmeldung verwenden. Nach zu vielen Versuchen eine Minute warten. Zum Verlassen einfach einen anderen Einstellungsbereich auswählen, zum Beispiel „Vermieterdaten“. Nicht gespeicherte Passworteingaben werden dabei verworfen; andere Stammdateneingaben bleiben erhalten.

Bankimport ausdrücklich aktivieren

1. „Einstellungen“ öffnen und „Bankimport“ wählen. Du brauchst Schreibrechte für Einstellungen. Die Freischaltung gilt für deine Vermietung und alle zugehörigen Benutzer.
2. Preis und Laufzeit lesen: vorgesehen sind 5,00 € monatlich, 12 Monate und insgesamt 60,00 €. In der Testphase steht ausdrücklich „aktuell kostenlos (0,00 €)“.
3. Das zunächst leere Bestätigungshäkchen selbst setzen. In der Testphase bestätigt es nur die Kosteninformation und den kostenlosen Test. Es beginnt kein kostenpflichtiger Vertrag; später ist erneut eine ausdrückliche Zustimmung nötig.
4. „Bankimport kostenlos testen“ klicken. Erst die Erfolgsmeldung und der aktivierte Status bestätigen die Speicherung. Bei einem Serverfehler erneut versuchen; derselbe Vorgang wird nicht doppelt aktiviert.
5. Unter „Nutzungsumfang“ zusätzlich „Erweitert“ wählen, Auswahl bestätigen und speichern. Diese Menüauswahl allein bestellt keinen Bankimport.
6. „Bankimport & Umsätze“ öffnen und nur CSV, CAMT oder MT940 einlesen. Automatische Erkennung wählt eines dieser drei Formate. PDF, Excel und ZIP sind nicht zugelassen. Originalkonto und Vorschau weiter prüfen; Einlesen ist noch keine Buchung.

Wichtig: Bestehende Umsätze bleiben erreichbar, auch wenn neue Importe nicht freigeschaltet sind. „Einfach“ löscht nichts und beendet keinen bestehenden kostenpflichtigen Zusatzvertrag. Der kostenpflichtige Start ist bis zur Freigabe der Vertrags- und Preisbedingungen gesperrt; es wird nichts automatisch eingezogen. Eine kostenlose Testzustimmung wird nicht nachträglich als kostenpflichtige Bestellung behandelt.

4. Gebäude & Wohnungen

Menü → Gebäude & Wohnungen

1. „Gebäude hinzufügen“ öffnen. Name, Adresse und weitere Angaben eintragen und speichern.
2. Beim Gebäude „Wohnungen anzeigen“ öffnen.
3. „Wohnung hinzufügen“ klicken. Bezeichnung, Wohnfläche, Personenanzahl und Nutzung eintragen.
4. Speichern und die Angaben kontrollieren.

Eine Liegenschaft fasst Gebäude oder Wohnungen für gemeinsame Kosten zusammen. Zum Beispiel, wenn mehrere Häuser dieselbe Hebeanlage nutzen. Sie ist nicht für jeden Mieteingang nötig.

5. Mieter & Verträge

Menü → Mieter & Verträge

1. Zuerst „Haushalt hinzufügen“ wählen und der richtigen Wohnung zuordnen.
2. Kontaktdaten und weitere Haushaltsangaben speichern.
3. „Mietvertrag hinzufügen“ wählen und den Haushalt auswählen.
4. Vertragsbeginn, gegebenenfalls Vertragsende, Grundmiete und Vorauszahlungen eintragen.
5. Mietmodell und Betriebskostenmodell prüfen. Vertrag speichern.

Mietbeginn korrigieren

Ausgangsbeträge korrigieren

Wenn sich die Miete ändert

Im Vertrag eine Miet-, Nebenkosten- oder Heizkostenänderung hinzufügen. Bei einer Mietänderung „Neue Nettokaltmiete (€)“ und „Gültig ab“ eintragen. Gemeint ist die neue gesamte Nettokaltmiete, ohne Betriebs- und Heizkosten – nicht nur die Erhöhung. Für Nebenkosten „Neue Nebenkostenvorauszahlung (€)“ verwenden. Bei einer Pauschale heißt das Feld „Neue Betriebskostenpauschale (€)“. Für Heizkosten „Neue Heizkostenvorauszahlung (€)“ verwenden. Jeweils den neuen gesamten Teilbetrag eintragen. Nachweis ergänzen und nur bestätigte, geprüfte Änderungen aktivieren. Bei bestätigten Kostenänderungen auch das tatsächliche Zugangsdatum der Erklärung eintragen. Das Nachweisfeld ist ein Textfeld, kein Datei-Upload. Dort den tatsächlichen Bezug zur E-Mail, Vereinbarung oder Abrechnung nennen, zum Beispiel „Nebenkostenanpassung laut E-Mail vom [Datum]“. Das Original aufbewahren. Das Zugangsdatum bezeichnet den tatsächlichen Zugang beim Mieter, nicht automatisch das Absendedatum. Der Eintrag und das Häkchen ersetzen keine Prüfung der Vereinbarung.

Änderungen Schritt für Schritt – und warum

1. Beim richtigen Vertrag „Bearbeiten“ öffnen. So wird die Änderung dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet.
2. „Mietänderung hinzufügen“, „Nebenkostenänderung hinzufügen“ oder „Heizkostenänderung hinzufügen“ wählen. Dadurch bleibt klar, welcher Teilbetrag verändert wird.
3. Den neuen gesamten Teilbetrag eintragen, nicht nur den Unterschied. Sonst würde die Software den Unterschied als neuen Monatsbetrag behandeln.
4. „Gültig ab“ eintragen. Ab diesem Datum verwendet die Software eine bestätigte Änderung für das Miet-Soll. Das ist nicht das Buchungsdatum einer Zahlung. Bei einem Beginn mitten im Monat rechnet die Vorschau tageweise. Während der Datumseingabe bleibt die Zeile an ihrer Stelle.
5. Bei „Zugang der Erklärung / Vereinbarung“ den tatsächlichen Zugang beim Mieter eintragen. Er ist vom Gültigkeitsdatum zu unterscheiden und wird für die Prüfung der hinterlegten Voraussetzungen benötigt. Bei bestätigten Kostenänderungen darf er nicht fehlen.
6. Unter „Vertrag / Erklärung / Abrechnung als Nachweis“ den tatsächlichen Bezug ergänzen. Das macht nachvollziehbar, worauf die Änderung beruht. Kein Datei-Upload: das Original zusätzlich aufbewahren.
7. Vereinbarung, Wirksamkeit und erforderliche Zustimmung prüfen. Erst dann das Bestätigungshäkchen setzen. Ohne Bestätigung wird die Änderung als Entwurf gespeichert und verändert das Miet-Soll noch nicht.
8. Unten „Speichern“ klicken. Währenddessen steht dort „Wird gespeichert …“. Der Klick überträgt den Vertrag mit allen Änderungen; allein die Eingabe oder Vorschau speichert noch nichts.
9. Die Rückmeldung direkt beim Formular lesen. Bei „Nicht gespeichert“ die genannte Angabe ergänzen. Die Eingaben bleiben erhalten. Erst „Mietvertrag gespeichert“ bestätigt den erfolgreichen Vorgang; das Formular klappt dann zu.
10. Erneut „Bearbeiten“ öffnen und „Vorschaumonat“ auf den Änderungsmonat stellen. Damit kontrollierst du den gespeicherten Eintrag und die Auswirkung im richtigen Monat.

Die Vorschau ändert keine bereits gebuchten Zahlungen. Fehlt nur das Neuladen der Liste, wird das gesondert gemeldet. Dann „Aktualisieren“ wählen und nicht nochmals speichern.

Mit „Miet-Soll prüfen“ kannst du einen Monat ansehen. „Soll“ bedeutet: Das ist der Betrag, der laut erfassten Vertragsdaten für diesen Monat erwartet wird. Die Vorschau bucht keine Zahlung.

6. Einen Mieteingang buchen

Menü → Zahlungen buchen. Im einfachen Modus ist das Mietzahlungsformular direkt sichtbar. Im erweiterten Modus „Buchung erfassen“ → „Mieteinnahme“ wählen.

1. Den richtigen Mietvertrag auswählen.
2. Tatsächlich gezahlten Gesamtbetrag und Zahldatum eintragen. Ein Bankimport ist dafür nicht nötig.
3. Den Mietmonat wählen, für den der Mieter gezahlt hat.
4. Verwendungszweck und Bankkonto kontrollieren.
5. Das Häkchen „Mietmonat, Verwendungszweck und offene Forderungen geprüft“ setzen.
6. „Aufteilung prüfen“ klicken. Miete, Betriebskosten, Heizkosten und Restbeträge ansehen.
7. Wenn alles stimmt: „Geprüfte Zahlung buchen“ klicken.

Die automatische Aufteilung berücksichtigt Vorauszahlungen zuerst. Hat der Mieter eine abweichende Vorgabe gemacht, kann eine passende andere Aufteilung mit Nachweis gewählt werden. Eine enthaltene Kaution gesondert angeben. Überschüsse können als ungeklärtes Guthaben erscheinen; sie werden nicht einfach auf andere Monate verteilt.

7. Mieterkonto & Zahlungshistorie prüfen

Falschen Mietmonat berichtigen oder eine doppelte Zahlung ausgleichen? Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Korrektur erklärt beide Wege. Anschließend hilft dir die Kontrollliste für Zahlungen und Abrechnungen.

Menü → Mieterkonto & Zahlungshistorie

Hier findest du das Mieterkonto mit der gespeicherten Aufteilung der Zahlungen. Du kannst nach Vertrag und Zeitraum filtern. „Zeitraum nach“ unterscheidet Buchungsdatum und Mietmonat.

Die Summen zeigen eingegangene Zahlungen. Sie zeigen nicht automatisch die noch offene Miete. Dafür gibt es „Offene Mieten“.

Hier wird keine neue Zahlung erfasst. Neue Mieteingänge unter „Zahlungen buchen“ erfassen oder einen eingelesenen Umsatz über „Bankimport & Umsätze“ mit der Mietzuordnung buchen. Vertrag, Mietmonat und Bankkonto zuordnen. Dieser eine Vorgang aktualisiert Mieterkonto und Journal gemeinsam. Auch frühere Zahlungen bleiben hier sichtbar.

8. Offene Mieten prüfen

Menü → Offene Mieten

1. Jahr und bei Bedarf Monat sowie Mietvertrag auswählen.
2. „Aktualisieren“ klicken.
3. Erwartete Beträge, zugeordnete Zahlungen und offene Beträge vergleichen.

Stimmt ein Betrag nicht, zuerst Vertragsbeginn, Vertragsende, Mietänderungen und den Mietmonat der Zahlung kontrollieren. Eine Zahlung im falschen Monat kann im gewünschten Monat weiter als offen erscheinen.

9. Zahlungen buchen und Bankimport

Menü → Dein Arbeitsplatz → Zahlungen buchen oder Bankimport & Umsätze

Ohne Bankdatei arbeiten

Unter „Zahlungen buchen“ kannst du tatsächliche Mietzahlungen einzeln erfassen. Im einfachen Modus erscheint das Formular direkt. Im erweiterten Modus „Buchung erfassen“ und „Mieteinnahme“ wählen. Eine Bankdatei ist in beiden Fällen optional. Die Bezahlung einer erfassten Rechnung ordnest du unter „Kosten & Rechnungen → Zahlung zuordnen“ zu. Damit entstehen keine doppelten Kosten.

Von Einfach zu Erweitert wechseln und ältere Bankumsätze einlesen

Du kannst nachträglich mit dem Bankimport beginnen, auch für 2025. Deine bisher erfassten Rechnungen, Verträge und Mietzahlungen bleiben erhalten. Der Import liest zunächst nur Bankumsätze ein; er erzeugt noch keine zweite Mietzahlung oder Rechnung.

1. Unter „Einstellungen → Nutzungsumfang“ „Erweitert“ wählen und speichern. „Plus“ bezeichnet hier den erweiterten Nutzungsumfang, keinen getrennten Datenbestand.
2. Unter „Einstellungen → Bankimport“ die Bedingungen prüfen und den Import ausdrücklich aktivieren. In der Testphase ist die Aktivierung kostenlos. Außerhalb der Testphase gilt der dort bestätigte Preis und Vertrag. Das Einlesen alter Umsätze beginnt nicht rückwirkend einen Zusatzvertrag im Jahr 2025.
3. Unter „Einstellungen → Bankkonten“ das tatsächlich verwendete Vermietungskonto einrichten. Keine fremden Firmen- oder Privatkonten als Beispiel importieren.
4. Im Online-Banking die Umsatzdaten für den gewünschten Zeitraum exportieren, zum Beispiel 01.01.2025 bis 31.12.2025, bei Bedarf monatsweise. Hemva akzeptiert CSV, CAMT und MT940, keine PDF-Kontoauszüge. Ob der Zeitraum noch exportierbar ist, bestimmt deine Bank.
5. Unter „Bankimport & Umsätze“ das richtige Konto wählen, die Datei einlesen, die Vorschau kontrollieren und den Import bestätigen. Für bereits importierte Umsätze sucht Hemva nach Dubletten; vergleiche trotzdem Datum, Betrag, Konto und Bankreferenz.
6. Bei schon erfassten Miet- oder Rechnungszahlungen die passende vorhandene Buchung verknüpfen, statt erneut zu buchen. Konto, Buchungsdatum und Betrag müssen übereinstimmen. Bei Abweichungen den ursprünglichen Vorgang zuerst prüfen; eine fehlende automatische Übereinstimmung ist kein Beweis, dass die Zahlung noch fehlt.
7. Nur tatsächlich noch fehlende Zahlungen neu zuordnen. Für Miete den richtigen Vertrag und Mietmonat wählen. Ein Bankumsatz im Januar kann beispielsweise die Dezembermiete betreffen. Für bereits erfasste Rechnungen nur deren Zahlung zuordnen, nicht die Rechnung nochmals erfassen.
8. Zum Anzeigen älterer Umsätze „Von“ und „Bis“ auf das gewünschte Jahr setzen. Abschließend Mieterkonto und Bankumsätze vergleichen. Änderungen an gebuchten Vorauszahlungen können eine erneute Berechnung offener Nebenkostenperioden nötig machen; abgeschlossene oder versendete Abrechnungen nicht ungeprüft verändern.

Im erweiterten Modus stehen außerdem Vorlagen für andere Ausgaben, Umbuchungen, Einlagen, Entnahmen, Darlehensraten und Anfangsbestände bereit. Bei einem Vorlagenwechsel „Vorlage wechseln“ nur wählen, wenn die ungebuchten Eingaben ersetzt werden dürfen. „Beibehalten“ lässt sie stehen.

Bankdatei einlesen – noch nicht buchen

1. In deiner Bank die Umsätze des gewünschten Kontos und Zeitraums exportieren. Zum Beispiel einen einzelnen Monat. CSV, CAMT.052/.053/.054 oder MT940 verwenden, keinen PDF-Auszug. Die verfügbaren Formate hängen von der Bank ab. Der Buchungsmonat ist nicht automatisch der Mietmonat.
2. „Bankimport & Umsätze“ öffnen und unter „Bankdatei einlesen“ das richtige Bankkonto wählen. Ein Firmenkonto, das nicht zur Vermietung gehört, nicht einlesen.
3. „Bankexport auswählen“ verwenden. „Automatisch erkennen“ oder das passende Dateiformat wählen. Höchstens 2 MB und 5.000 EUR-Bewegungen je Datei sind möglich; ZIP und andere Währungen werden nicht unterstützt.
4. Bei einer abweichenden CSV unter „CSV-Spalten und Zahlenformat“ die genauen Spaltennamen, Trennzeichen und das Dezimalzeichen wählen. Beim VR-Bank-Umsatzexport geschieht die Zuordnung automatisch. Fehlende Konto-IBAN oder Währung werden ausdrücklich angezeigt und müssen am Original geprüft werden.
5. „Datei prüfen“ klicken. Die ganze Datei wird geprüft, in der Vorschau erscheinen die ersten zehn Bewegungen. Datum, Konto, Betrag, Geldzugang/Geldabgang und Verwendungszweck vergleichen. Warnungen und mögliche Dubletten prüfen. Diese Vorschau speichert und bucht nichts.
6. Erst bei richtiger Vorschau das Häkchen „Bankkonto, Zeitraum, Vorzeichen und Vorschau mit dem Originalexport verglichen“ setzen.
7. „Geprüfte Umsätze einlesen – noch nicht buchen“ klicken. Jetzt werden Originalbewegungen gespeichert, aber noch keine neue Geldbuchung erstellt. Schon vorhandene oder möglicherweise doppelte Bewegungen werden nicht nochmals übernommen. Echte identische Zahlungen gesondert am Original prüfen.

Jede Bewegung zuordnen oder aufteilen

1. Unter „Eingelesene Bankumsätze“ Konto und Zeitraum wählen, „Anzeigen“ klicken und bei der gewünschten Bewegung „Zuordnen / aufteilen“ wählen.
2. Zuerst Mieterkonto, Rechnungszahlungen und Journal vergleichen. Ist die Zahlung schon gebucht, die passende Journalbuchung prüfen und über „Vorhandene Buchung verknüpfen – nicht neu buchen“ verbinden. Dies erzeugt keine zweite Zahlung. Ältere freie Mieteinnahmen ersetzen keine richtige Mietzuordnung.
3. Nur für einen tatsächlich noch ungebuchten Teilbetrag den Vergleich bestätigen. Gibt es einen passenden Journalvorschlag, nur dann „andere tatsächliche Bankbewegung“ bestätigen, wenn das durch die Originalunterlagen feststeht.
4. Zuordnung und Teilbetrag wählen. Der Betrag darf den offenen Rest nicht übersteigen. „Teilbetrag zuordnen“ öffnen.
5. Mietzahlung: Vertrag und tatsächlichen Mietmonat wählen; Monatszuordnung bestätigen, „Aufteilung prüfen“ und anschließend „Geprüfte Zahlung buchen“. Bankkonto und Buchungsdatum stammen aus dem Export. Die Buchung aktualisiert Mieterkonto, Journal und Bankzuordnung gemeinsam.
6. Rechnungszahlung / Erstattung: Die erfasste, eingebuchte Rechnung auswählen, Referenz prüfen und „Geprüfte Rechnungszahlung buchen“ klicken. Ein Geldabgang bezahlt die Rechnung, ein Geldzugang kann eine ausgewiesene Erstattung begleichen. Es entsteht kein zweiter Aufwand. Ein Beleg muss zuerst unter „Kosten & Rechnungen“ erfasst sein.
7. Andere Kontobewegung: Passende Sachkonten und Buchungsseiten prüfen und „Verbindlich buchen“. Mietzahlungen und Zahlungen erfasster Rechnungen nicht als freie Journalbuchung umgehen. Eine freie Ausgabe ersetzt keine Rechnung für die Nebenkostenabrechnung.
8. Rückmeldung und Restbetrag kontrollieren. Für weitere Mieter, Monate oder Rechnungen denselben Bankumsatz erneut öffnen und nur den verbleibenden Rest zuordnen. Alle Teilbeträge zusammen müssen der Originalbewegung entsprechen.

Nicht relevante Bewegungen mit Begründung „Als nicht relevant ausblenden“. Sie bleiben gespeichert und können mit „Wieder zur Zuordnung anzeigen“ zurückgeholt werden. Bereits zugeordnete Umsätze lassen sich so nicht ausblenden.

10. Das Buchungsjournal verstehen

Menü → Buchungsjournal (im erweiterten Nutzungsumfang)

Mieteingänge unter „Zahlungen buchen“ oder mit der Mietzuordnung im Bankimport erfassen. Das Journal ist dafür kein zweiter Eingabeweg. Freie Buchungen und Korrekturen bleiben verfügbar.

Das Journal zeigt die erfassten Buchungen. Zeitraum, Gebäude und Konto auswählen und „Anzeigen“ klicken. Entwürfe zählen nicht in die Summen der gebuchten Positionen.

Warum gibt es zwei Buchungsseiten?

Eine Buchung zeigt, wo das Geld herkommt und wofür es steht. Bei einer einfachen Einnahme wird zum Beispiel Bank und Ertrag angesprochen. Das bedeutet nicht, dass zweimal Geld eingegangen ist. Bei einfachen Vorlagen wird ein Betrag automatisch auf beide Seiten übernommen.

„Soll“ und „Haben“ sind die beiden Seiten der Buchführung. Ihre Gesamtsummen müssen gleich sein. Bei einer Darlehensrate können mehrere Positionen nötig sein, weil Zins und Tilgung getrennt behandelt werden.

Speichern, buchen, korrigieren

„Entwurf speichern“ ist noch keine endgültige Buchung. „Verbindlich buchen“ übernimmt sie in die Auswertung. Bei geeigneten freien Journalbuchungen erstellt „Stornieren“ eine Gegenbuchung mit Datum und Grund. Die ursprüngliche Buchung bleibt sichtbar. Für verknüpfte Vorgänge kann ein eigener Korrekturweg nötig sein.

Unter „Konten & Steuern“ lassen sich Konten und Steuerschlüssel prüfen. „Standardkonten anlegen“ erscheint, wenn noch keine Konten vorhanden sind. Steuerschlüssel nur passend zum Beleg auswählen; die Auswahl ersetzt keine steuerliche Prüfung.

11. Kosten & Rechnungen erfassen

Rechnungsliste lesen und Entwürfe erkennen

Oben an jeder Rechnung stehen Lieferant, Zuordnung, Bruttobetrag und der Status „Entwurf“, „Gebucht“ oder „Ersetzt durch“. Darunter findest du Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum. Die Knöpfe gehören immer zu dieser Rechnung; auf kleinen Bildschirmen stehen sie untereinander.

1. Die richtige Rechnung anhand von Lieferant, Nummer und Betrag suchen.
2. Den Status prüfen. „Entwurf“ bedeutet: gespeichert, aber noch nicht in die Kostenabrechnung übernommen. Auch ein richtiger Leistungszeitraum reicht allein nicht aus.
3. Mit Schreibrechten „Einbuchen“ wählen, die Kostenart und erforderliche Verteilung prüfen und im automatisch sichtbaren Formular „Einbuchen bestätigen“ wählen. Beispiel: Eine Grundsteuerrechnung für 2025 ist gespeichert; erst die bestätigte Buchung übernimmt die zulässigen Kosten.
4. Nach Erfolg kontrollieren, ob „Gebucht“ angezeigt wird. Bei einer Fehlermeldung nicht von einer erfolgreichen Buchung ausgehen.
5. Falls bereits eine Abrechnung berechnet wurde: Die betroffene Gebäudeperiode erneut „Berechnen“, das Ergebnis prüfen und ein neues PDF erstellen. Ein bereits heruntergeladenes PDF ändert sich nicht.

„PDF ansehen“ öffnet den gespeicherten Originalbeleg, nicht die Nebenkostenabrechnung. Bei fehlenden Schreibrechten kannst du den Status kontrollieren, aber keine Rechnung einbuchen. Ist bereits ein Rechnungsformular geöffnet, sind andere Bearbeitungsknöpfe vorübergehend ausgegraut; das Formular zuerst abschließen oder „Abbrechen“ wählen. Eine gebuchte Rechnung enthält nur dann umlagefähige Kosten, wenn Kostenart, Aufteilung und Vereinbarung entsprechend zutreffen.

Rechnungsumfang richtig wählen

Ergänzung vom 05.10.2026 · live geprüft: Nach einem Klick auf „Rechnung erfassen“ springt die Seite automatisch zum geöffneten Erfassungsformular. Das hilft besonders bei einer langen Rechnungsliste. Die Überschrift „Rechnung erfassen“ und die Kostenart stehen dann im sichtbaren Bereich. Beim Ausfüllen wird die Seite nicht erneut zum Formularanfang bewegt. Kontrolliere die Angaben und speichere wie unten beschrieben; der Klick auf „Rechnung erfassen“ allein legt noch keinen Beleg an.

1. „Rechnung erfassen“ öffnen und zuerst „Kostenart der Rechnung“ wählen. Die Liste ist alphabetisch. Den rechtlichen Hinweis darunter lesen: Er erklärt, warum Kosten beim Vermieter bleiben oder welche Prüfung für eine Umlage nötig ist.
2. Unter „Rechnungsumfang“ wählen: „Ein Gebäude“, „Gemeinsame Rechnung für eine Liegenschaft / Kostengemeinschaft“ oder „Allgemeine Vermieterkosten / Gesamtbestand“.
3. Allgemeine Vermieterkosten benötigen kein Gebäude. Jede Position bleibt zu 100 % beim Vermieter. Ohne Aufteilung werden die Kosten einmal zentral erfasst, nicht mehrfach auf alle Gebäude kopiert.
4. Eine freiwillige Gebäudeaufteilung mit „Vermieterkosten auf Gebäude aufteilen (freiwillig)“ einschalten. Für allgemeine Kosten müssen die Gebäudeanteile zusammen 100 % ergeben. Beispiel: Haus A 50 %, Haus B 50 %. Das dient dem wirtschaftlichen Überblick und macht die Rechnung nicht umlagefähig. Ohne Aufteilung den Haken ausgeschaltet lassen.
5. Bei reinen Vermieterkosten einer Liegenschaft ist die Gebäudeaufteilung ebenfalls freiwillig. Hierfür werden keine Wohnungsteilnehmer verlangt.

Gemeinsame Betriebskosten nach Wohnfläche

1. Die passende Kostengemeinschaft auswählen. Nur tatsächlich beteiligte Wohnungen gehören hinein. Wohnflächen unter „Gebäude & Wohnungen“ prüfen.
2. Die zulässigen Rechnungspositionen bewusst zur Umlage auswählen. Bei „Gebäudeaufteilung“ steht „Wohnfläche aus Kostengemeinschaft“ zur Verfügung.
3. Keine Wohnfläche und keine Gebäudezahl nochmals eintippen: Der Server summiert beim Speichern die beteiligten Wohnflächen pro Gebäude und hält Flächen und Teilnehmer an der Rechnung fest. Fehlende oder nicht positive Flächen zuerst in den Wohnungsdaten korrigieren.
4. Unter „Verteilung & Anlagen“ die Kostenart innerhalb jedes Gebäudes ebenfalls dem vereinbarten Flächenschlüssel zuordnen. Gebäudeaufteilung und Verteilung innerhalb des Gebäudes sind zwei verschiedene Schritte.
5. Nur für einen anderen belegten Maßstab „Eigene Gebäudegewichte“ wählen. 2 und 1 bedeuten ein Verhältnis von zwei zu eins, etwa zwei Wohnungen gegenüber einer – nicht automatisch Quadratmeter. 0 schließt ein Gebäude aus. Fläche, Einheiten und Prozente nicht vermischen.

Eine gemeinsame Rechnung nur einmal erfassen. Für regelmäßige Wartung einer Abwasser-Hebeanlage „Entwaesserung“ und Typ „Wartung“ wählen. Die Umlagevereinbarung prüfen; ausgewiesene Reparaturen separat beim Vermieter erfassen. § 2 Nr. 3 BetrKV nennt den Betrieb einer Entwässerungspumpe.

Wer trägt die Rechnung?

1. „Kostenart der Rechnung“ bewusst wählen. Bei einer einzelnen Position wird diese Auswahl auch bei „Kostenart der Position“ übernommen. Bei mehreren Positionen jede Kostenart einzeln prüfen.
2. Den Hinweis direkt unter der Auswahl lesen. „Nicht umlagefähig – trägt der Vermieter“ bedeutet: Mieter 0 %, Vermieter 100 %. Die Umlageoption und Mieterprozente sind ausgeblendet. Der Grund und die Rechtsgrundlage stehen dabei; „Rechtsgrundlage lesen“ öffnet die Vorschrift.
3. Bei „Mögliche Betriebskosten – Beleg und Mietvertrag prüfen“ die tatsächliche Leistung prüfen. Nur passende laufende Betriebskosten dürfen umgelegt werden. Erst dann „Als Betriebskosten auf Mieter umlegen – Beleg und Mietvertrag geprüft“ wählen. Das Häkchen ist anfangs aus.
4. Den Mieteranteil bei Bedarf ändern. Der Vermieteranteil wird als Rest zu 100 % berechnet. Ohne Häkchen bleibt die gesamte Position beim Vermieter.
5. Gemischte Rechnungen mit „Position hinzufügen“ trennen. Beispiel: 60 € regelmäßige Betriebswartung und 45 € Reparatur. Nur die geprüfte Wartung wird umgelegt; Reparatur bleibt beim Vermieter. Die Summe aller Positionen muss dem Bruttobetrag entsprechen.
6. „Rechnung speichern“ und danach „Einbuchen“ verwenden. Reine Vermieterkosten benötigen keine Mieterverteilung. Sie erscheinen als Aufwand und offene Lieferantenrechnung, aber nicht in der Nebenkostenabrechnung. Im erweiterten Modus kannst du eine spätere Zahlung separat zuordnen.
7. Nach dem Einbuchen Mieterverteilung und Journal prüfen. Eine fehlende Kostenart, fehlende Kostenartinformationen oder ein widersprüchlicher Mieteranteil wird direkt am Formular erklärt. Nicht einfach eine andere Kostenart wählen, um den Hinweis zu umgehen.

Typische Vermieterkosten: Steuerberatung und Jahresabschluss; Verwaltung; Inserate und Makler für die Neuvermietung; Rechtsberatung und Rechtsstreit; Kontoführung; Finanzierungszinsen; Reparatur und Instandhaltung; Renovierung und Grundreinigung bei Mieterwechsel; Anschaffung und Modernisierung; Vermieter-Rechtsschutz und Mietausfallversicherung; Anschaffung und Gerätemiete von Rauchwarnmeldern. Zusätzlich: Verwaltungs- und Buchführungssoftware, Büromaterial, Porto und Verwaltungskommunikation, Verwaltungsfahrten, Wertermittlung, separat belegter Verbrauch unvermieteter Wohnungen sowie Mahn- und Inkassokosten. Betriebswartung, Verbrauchserfassung und technische Betriebsprüfungen werden davon getrennt geprüft.

Nicht gleichsetzen: „Nicht umlagefähig“ bedeutet nicht automatisch „steuerlich nicht absetzbar“. Auch ein möglicher Schadenersatz- oder Kleinreparaturanspruch ist kein Nebenkostenposten. Gewerbevereinbarungen gesondert prüfen. Tilgung, Kaution und Rücklagenzuführung sind keine normalen Aufwandsrechnungen. Eigentümergemeinschaft: Eine WEG-Hausgeldabrechnung nicht als insgesamt umlagefähige Rechnung erfassen: Betriebs-, Verwaltungs- und Rücklagenanteile zuerst unterscheiden. Erwerbskosten, Notar, Grundbuch und Anschaffungen nicht allein deshalb als laufenden Aufwand behandeln, weil sie nicht umlagefähig sind; die passende Anlagen- oder Journalbuchung gesondert prüfen. Bereits verteilte Gemeinschaftskosten nicht nochmals als separate Leerstandskosten erfassen. Kosten ohne passende Kategorie vorläufig als „Sonstige Vermieterkosten“ erfassen und nicht auf Mieter verteilen; vor einer späteren Umlage den konkreten Beleg und die Vertragsgrundlage prüfen.

Quellen und Geltungsbereich: Wohnraummiete; geprüft am 01.10.2026. § 1 BetrKV: Betriebskosten, Verwaltung, Instandhaltung; § 2 BetrKV: Betriebskostenarten und Abgrenzungen. Rauchwarnmelder: Gerätemiete nicht wie Wartung behandeln (BGH, 11.05.2022, VIII ZR 379/20; Wartung: BGH, 05.10.2022, VIII ZR 117/21). Die Software unterstützt die Prüfung, ersetzt aber nicht die Prüfung des konkreten Vertrags und Belegs.

Menü → Kosten & Rechnungen

1. „Rechnung erfassen“ öffnen.
2. Kostenart und Rechnungsumfang wählen. Je nach Umfang ein Gebäude, die Kostengemeinschaft oder allgemeine Vermieterkosten auswählen.
3. Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Beträge eintragen.
4. Unter „Zeitraum wählen“ entweder „Ganzes Abrechnungsjahr“ mit dem passenden „Leistungsjahr“ oder „Genauer Leistungszeitraum“ mit „Leistung von“ und „Leistung bis“ wählen. Den tatsächlichen Kostenzeitraum prüfen; ein Wartungstag ist nicht automatisch der ganze Zeitraum.
5. Kostenaufteilung prüfen: Welche Position betrifft welche Kostenart? Welcher Anteil gehört zu Mietern und welcher zum Vermieter?
6. Rechnung speichern.
7. „Einbuchen“ öffnen. Nur bei Mieteranteilen die Verteilung und gegebenenfalls Teilnehmergruppe prüfen; bei reinen Vermieteranteilen werden diese Felder nicht angezeigt. Buchungsdatum prüfen und erst dann einbuchen.

Die Kostenaufteilung beschreibt Teile einer Rechnung, nicht mehrere Zahlungen. Die Teilbeträge müssen zusammen zur Rechnung passen. Bei gemeinsamen Kosten bestimmen Gebäudegewichte den Anteil der beteiligten Gebäude.

Rechnung und Kontoauszug sind zwei verschiedene Dinge

Eine eingegangene Rechnung zuerst hier erfassen und einbuchen. Das ordnet die Kosten zu; dafür ist noch kein Kontoauszug nötig. Im einfachen Modus ist damit die Rechnungserfassung abgeschlossen: keine Bankkontoverwaltung und keine Rechnungszahlung nötig. Die Zahlungsbuttons und ein nicht nachverfolgter offener Betrag sind ausgeblendet. Im erweiterten Modus kannst du die spätere tatsächliche Zahlung mit „Zahlung zuordnen“ an derselben Rechnung erfassen. So wird nicht ein zweites Mal Aufwand gebucht. Eine Rechnung nur zu speichern reicht für die Kostenabrechnung noch nicht: Erst „Einbuchen“ übernimmt sie.

Die Datumsfelder nicht verwechseln

Rechnungsdatum: Datum auf dem Beleg. Leistungszeitraum: Zeitraum, für den die Leistung erbracht wurde. Buchungsdatum: Datum der Buchung. Zahldatum: Datum der tatsächlichen Zahlung.

Für die Zuordnung im Programm den Leistungszeitraum vollständig erfassen. Nicht nur wegen einer späteren Zahlung das Leistungsjahr ändern. Ob die rechtliche Abrechnung nach Leistung oder Zahlung erfolgen soll, muss für den jeweiligen Fall gesondert geprüft werden. Diese Anleitung beschreibt die Bedienung, keine verbindliche Abrechnungsregel.

Jahreskosten richtig erfassen

1. „Rechnung erfassen“ öffnen. Kostenart, Umfang, Belegangaben und Beträge wie oben erfassen.
2. Unter „Zeitraum wählen“ „Ganzes Abrechnungsjahr“ wählen, wenn die laufenden Kosten tatsächlich das gesamte Jahr betreffen. Bei „Leistungsjahr“ zum Beispiel 2025 eintragen. Daraus wird automatisch der Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025.
3. Bei zeitlich abweichenden Leistungen „Genauer Leistungszeitraum“ wählen und Anfang und Ende vollständig erfassen. Eine Versicherung von Juni bis Mai darf nicht künstlich auf Januar bis Dezember geändert werden.
4. „Rechnung speichern“, danach „Einbuchen“. Den angezeigten Leistungszeitraum in der Rechnungsliste kontrollieren.

Warum ist das wichtig? hemva verteilt die Kosten nach dem gespeicherten Leistungszeitraum, dem vereinbarten Verteilungsschlüssel und der Mietzeit. Beispiel: Laufende Jahreswartung betrifft 2025; der Termin war im Juni, der Einzug im Juli. Bei einem sachlich zutreffenden Jahreszeitraum kann der Mieter einen zeitanteiligen Betrag tragen. Ist fälschlich nur der Junitag gespeichert, überschneidet er sich nicht mit der Mietzeit: Das Programm berechnet dafür 0 €. Nicht jede vor dem Einzug ausgeführte Leistung darf nachträglich umgelegt werden. Umlagevereinbarung und Kostenart prüfen; Reparaturen bleiben Vermieterkosten.

Versicherungswechsel oder Teiljahr erfassen

1. Für jede tatsächliche Rechnung einen eigenen Beleg erfassen. Unter „Zeitraum wählen“ „Genauer Leistungszeitraum“ auswählen.
2. Bei „Leistung von“ und „Leistung bis“ den auf dem Beleg genannten Versicherungszeitraum eintragen. Beispiel: Der alte Versicherer endet am 30.06.2025, der neue beginnt am 01.07.2025. Die beiden Belege erhalten ihre jeweiligen tatsächlichen Zeiträume.
3. Den Betrag für den jeweiligen Beleg erfassen, speichern und einbuchen. Nicht für beide Belege den vollen Jahresbetrag ansetzen.
4. In der Rechnungsliste und später unter „Belege und Rechenwege“ Zeitraum und Betrag kontrollieren. Unbeabsichtigte Überschneidungen, fehlende Tage und doppelte Belege klären. Erstattungen oder geänderte Rechnungen gesondert über den passenden Korrekturweg erfassen.

Warum? Die Jahresauswahl ist eine Erleichterung für ganzjährige Kosten, keine Pflicht. Bei einem Wechsel, einem Teiljahr oder einem Zeitraum über den Jahreswechsel bleiben genaue Anfangs- und Enddaten nötig. hemva verwendet diese gespeicherten Zeiträume bei der Berechnung.

Einen falschen Leistungszeitraum korrigieren

Voraussetzung: Schreibrechte für Rechnungen. Die Rechnung ist nicht durch einen anderen Beleg ersetzt. Es darf kein ungeklärter Änderungsentwurf vorliegen. Betroffene Abrechnungen dürfen noch nicht versendet oder abgeschlossen sein.

1. Unter „Kosten & Rechnungen“ die richtige Rechnung anhand von Nummer, Lieferant und Betrag suchen. Den angezeigten Zeitraum prüfen.
2. An dieser Rechnung „Leistungszeitraum bearbeiten“ anklicken. Nicht einen zweiten Beleg erfassen und nicht nochmals einbuchen.
3. „Ganzes Abrechnungsjahr“ und das sachlich richtige „Leistungsjahr“ wählen oder „Genauer Leistungszeitraum“ mit Anfang und Ende verwenden.
4. Im Feld „Korrekturgrund“ erklären, was falsch war und worauf die Korrektur beruht. Zum Beispiel: „Regelmäßige Jahreswartung für 2025; versehentlich nur den Ausführungstag eingetragen.“
5. „Zeitraum speichern“ klicken und die Rückmeldung lesen. Bei einer Fehlermeldung bleiben die Eingaben erhalten. Hat jemand den Beleg inzwischen geändert, zuerst neu laden und die aktuelle Fassung prüfen.
6. Die Rechnungsliste kontrollieren: Neuer Zeitraum vorhanden, Betrag und Rechnungsdatum unverändert. Die Korrektur wird mit altem und neuem Zeitraum sowie Begründung protokolliert; PDF, Zahlungen und Gebäudeaufteilung bleiben erhalten.
7. Unter „Nebenkostenabrechnung“ jede betroffene offene Gebäudeperiode erneut „Berechnen“. Bei einer gemeinsamen Rechnung sind gegebenenfalls mehrere Gebäude betroffen. Anschließend „Prüfen“ und die Ergebnisse kontrollieren.
8. Das neue PDF speichern. Bereits heruntergeladene PDFs werden nicht automatisch ersetzt. Nicht die alte Datei versenden.

Wichtig: „Zeitraum speichern“ berechnet keine Abrechnung automatisch neu. Ein als veraltet markierter Berechnungsstand lässt sich nicht drucken. Eine versendete oder abgeschlossene Periode nicht mit einer direkten Belegänderung umgehen; zuerst einen fachlich geprüften Korrekturweg klären. Ändert sich stattdessen der Rechnungsbetrag, „Änderungsbeleg“ verwenden.

Die richtige Verteilung vorauswählen

Bei Betriebskosten für ein einzelnes Gebäude übernimmt hemva die eindeutige Kostenarten-Zuordnung aus „Verteilung & Teilnehmergruppen“. Beispiel: Ist Grundsteuer dort der Wohnfläche zugeordnet, steht „Wohnfläche“ im Buchungsformular – auch wenn Personenanzahl zuerst in der Liste steht. Fehlt die Zuordnung oder das Leserecht dafür, bleibt „Bitte Verteilung wählen“ stehen. Den vereinbarten Schlüssel selbst wählen und vor dem Bestätigen kontrollieren. Bei gemeinsamen Rechnungen gelten weiterhin die gespeicherten Gebäudeanteile und die Kostenarten-Zuordnungen innerhalb der Gebäude.

Wenn Einbuchen scheinbar hängen bleibt

1. Das geöffnete Formular „Rechnung einbuchen“ ansehen; es befindet sich unter der Liste.
2. Solange „Die Auswahldaten werden geladen“ erscheint, warten. Bei einem Ladefehler die Meldung lesen und „Auswahldaten erneut laden“ wählen. Das lädt nur Auswahlwerte, es bucht nichts.
3. Nach erfolgreichem Laden Kostenart, Verteilung und Buchungsdatum prüfen. Erst „Einbuchen bestätigen“ übernimmt die Kosten.
4. Bei unterbrochener Verbindung nach dem Bestätigen „Buchungsstatus prüfen“ wählen. Nicht vorsorglich nochmals buchen oder eine zweite Rechnung erstellen.
5. Nach Erfolg den Status „Gebucht“ prüfen. Die Abrechnung erneut berechnen und ein neues PDF speichern.

12. Die neuen Rechnungsfunktionen

Eine Rechnung bezahlen (erweiterte Nutzung, freiwillig)

Im einfachen Modus genügt es, Rechnungen zu erfassen und einzubuchen. „Zahlung zuordnen“ ist dort ausgeblendet. Das ändert keine vorhandene Zahlungszuordnung und erklärt eine Rechnung nicht automatisch für bezahlt. Tatsächlich erhaltene Miet- und Vorauszahlungen bleiben für den Abrechnungssaldo nötig.

1. Die eingebuchte Rechnung unter „Kosten & Rechnungen“ suchen.
2. „Zahlung zuordnen“ öffnen.
3. Bankkonto, tatsächlich gezahlten Betrag, Zahldatum und Kontoauszugsreferenz eintragen.
4. „Zahlung buchen und zuordnen“ klicken.
5. Zugeordneten und offenen Betrag kontrollieren.

Das erfasst den Geldabfluss und verringert die offene Rechnung. Es bucht keinen zweiten Aufwand. Teilzahlungen sind möglich.

Die Zahlung steht schon im Journal

„Zahlung bereits im Journal gebucht“ aktivieren und die Journalbuchungsnummer eingeben. Die vorhandene Buchung muss Bank/Kasse gegen offene Lieferantenrechnungen betreffen. Eine als Aufwand gebuchte Ausgabe lässt sich nicht einfach so zuordnen. Erst den passenden Korrekturweg prüfen.

Ein geänderter Bescheid kommt an

Bei der bisherigen Rechnung „Änderungsbeleg“ öffnen. Den Änderungsgrund und den neuen Gesamtbetrag erfassen, nicht nur die Differenz. Erst beim Einbuchen ersetzt der neue Beleg den bisherigen in der Auswertung. Bestehende Zahlungen bleiben zugeordnet. Ein bereits abgeschlossener Zeitraum kann Änderungen blockieren.

PDF speichern und wieder ansehen

1. Beim Erfassen „PDF-Beleg speichern (optional, bis 2 MB)“ verwenden und die PDF auswählen. Den angezeigten Dateinamen kontrollieren. „PDF-Auswahl entfernen“ entfernt nur die noch nicht gespeicherte Auswahl.
2. „Rechnung speichern“ klicken. Erst damit wird die PDF zusammen mit der Rechnung gespeichert. Bei einem Speicherfehler bleiben deine Eingaben erhalten; die Meldung beim Formular bearbeiten und erneut speichern.
3. Die Rechnung in der Liste suchen und „PDF ansehen“ klicken. Die Belegansicht enthält „PDF in neuem Fenster ansehen“, „PDF herunterladen“ und „Belegansicht schließen“. Auf Handys ohne PDF-Anzeige herunterladen.
4. Bei einem Änderungsbeleg bleibt die ursprüngliche PDF an der alten Rechnung erhalten. Für den neuen Beleg die neue PDF auswählen; die ursprüngliche Datei wird nicht überschrieben.

Nur du und berechtigte Benutzer deiner Vermietung mit Leserechten für Rechnungen können die PDF abrufen. Hemva ordnet die Datei eindeutig deiner Vermietung und der Rechnung zu; der Dateiname ist nur die Bezeichnung. Gleichnamige PDFs anderer Vermietungen geben keinen Zugriff auf deine Belege und überschreiben diese nicht. Die Rechnungsfelder werden durch das Speichern der PDF nicht automatisch ausgefüllt. Bewahre die Originalunterlagen weiterhin sicher auf. Frühere Dateifingerabdrücke enthalten keine Datei und erzeugen rückwirkend kein PDF.

Doppelte Rechnungen vermeiden

Die Prüfung berücksichtigt Belegangaben und den identischen Dateiinhalt einer ausgewählten PDF. Sie erkennt nicht jede inhaltliche Dublette. Ein vorhandener Dateiinhalt kann nicht einfach als zweite Rechnung gespeichert werden.

Eine Zahlungszuordnung korrigieren

Unter „Zahlungszuordnungen“ den passenden Eintrag mit „Zahlungsstorno“ korrigieren. Datum und Grund angeben. Eine Gegenbuchung hält die Änderung nachvollziehbar fest.

13. Kosten verteilen

Menü → Verteilung & Anlagen

1. Gebäude auswählen.
2. Falls nötig, eine Teilnehmergruppe anlegen und die betroffenen Wohnungen auswählen.
3. Einen Verteilungsschlüssel anlegen: zum Beispiel Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch.
4. Unter „Kostenarten-Zuordnung“ Kostenart und Schlüssel verbinden.
5. Speichern und die Auswahl beim Einbuchen kontrollieren.

„Fläche“ verwendet Flächenangaben. „Personen“ verwendet Personenangaben. „Verbrauch“ benötigt passende Verbrauchswerte. Den Schlüssel nach der tatsächlichen Grundlage wählen, nicht danach, welches Ergebnis günstiger aussieht.

14. Verbrauchswerte für Betriebskosten

Menü → Verbrauch Betriebskosten

Fehlt eine Periode? Zuerst unter „Nebenkostenabrechnung → Periode anlegen“ das Gebäude auswählen und Beginn sowie Ende speichern. Für 2025: 01.01.2025 bis 31.12.2025. Je Gebäude eine passende Periode anlegen. Danach „Verbrauch Betriebskosten“ erneut öffnen.

1. Abrechnungsperiode und Kostenart auswählen.
2. Die gemessenen Mengen bei der richtigen Wohnung bzw. dem richtigen Mietverhältnis eintragen.
3. Einheit, Beleg oder Bemerkung ergänzen.
4. „Werte speichern“ klicken.

Die Einheit muss zum Nachweis passen, zum Beispiel m³. Keine Eurobeträge als Verbrauch eintragen. Fehlende Werte nicht ohne Grundlage schätzen.

15. Heizung, Verbrauch und Nachweise

Menü → Heizung & Verbrauch · Heizkosten-Nachweise

Heizungsanlage einrichten

1. „Anlage anlegen“ öffnen.
2. Hauptgebäude, Anlagentyp, Energieträger und beteiligte Wohnungen prüfen.
3. Grundkosten- und Verbrauchsanteil nach der maßgeblichen Grundlage eintragen. Speichern.
4. Bei der Anlage „Verbrauch“ öffnen, Periode auswählen und Werte erfassen.
5. „Verbrauch speichern“ klicken.

Rechnungsnachweise und Mieterwechsel

Unter „Heizkosten-Nachweise“ Anlage und Gebäudeperiode wählen. Heizkosten, enthaltene CO₂-Kosten und CO₂-Ausstoß aus dem Nachweis übernehmen. Beleg und Zuordnung ergänzen. Bei Mieterwechsel die Zwischenablesung oder einen begründeten Ersatzmaßstab erfassen.

16. Nebenkostenabrechnung vorbereiten

Neu erklärt: centgenaue Kostenverteilung und Neuberechnung nach geänderten Mietzahlungen. Eine Korrektur ersetzt kein bereits heruntergeladenes PDF.

Menü → Nebenkostenabrechnung

1. „Periode anlegen“ öffnen. Gebäude, Bezeichnung, Beginn und Ende eintragen. Für das Kalenderjahr 2025: 01.01.2025 bis 31.12.2025. Speichern.
2. Wohnflächen, Mietzeiten und Vertragsvereinbarungen prüfen. Bei einem Mieterwechsel auch den vorherigen Mietvertrag vollständig erfassen. Leerstand nicht einem neuen Mieter zuordnen.
3. Rechnungen einmalig einbuchen. Kostenanteile, Gebäudegewichte, Verteilungsschlüssel und Teilnehmergruppen kontrollieren.
4. Tatsächlich erhaltene Mietzahlungen mit Mietmonat und Aufteilung erfassen. Die im Vertrag vereinbarten Vorauszahlungen sind kein Zahlungsnachweis.
5. Verbrauchswerte sowie Heizkosten-Nachweise ergänzen, soweit benötigt.
6. Bei der Periode „Berechnen“ klicken. Danach „Prüfen“ öffnen und Hinweise bearbeiten.
7. Unter „Ergebnisse“ jeden Mietvertrag prüfen. Kostenübersicht, Belege, Rechenwege, Nutzungszeitraum und Vorauszahlungen mit den Unterlagen vergleichen.
8. Beim richtigen Mieter „Diese Abrechnung drucken / als PDF speichern“ wählen. Im Druckdialog „Als PDF speichern“ oder den Drucker wählen. Nur diese Abrechnung wird ausgegeben.

Guthaben: Die gebuchten Vorauszahlungen übersteigen die Kosten. Nachzahlung: Die Kosten übersteigen die gebuchten Vorauszahlungen. Ein Druck löst keine Zahlung aus und verschickt nichts automatisch.

Rechenwege werden beim Berechnen gespeichert. Eine später geänderte Wohnfläche verändert den alten Drucknachweis nicht. Eine neue Berechnung in einer offenen Periode ersetzt deren bisherigen Berechnungsstand. Abgeschlossene Ergebnisse werden nicht automatisch umgeschrieben. Bei einem älteren Ergebnis ohne Drucknachweis bleibt der Druckknopf deaktiviert.

Kann ich ohne Kontoauszüge berechnen?

Die gebuchten Rechnungen liefern die Kostenanteile, unabhängig davon, ob ihre Zahlung bereits zugeordnet ist. Eine Bankdatei oder ein Kontoauszugs-PDF muss in diesem Ablauf nicht importiert werden. Für den richtigen Saldo müssen aber die tatsächlich erhaltenen Miet- und Vorauszahlungen mit Mietmonat und Aufteilung erfasst sein. Die vereinbarten Vorauszahlungen im Mietvertrag sind nur das erwartete Soll. Fehlen tatsächliche Zahlungen, kann eine vorläufige Berechnung einen falschen Nachzahlungsbetrag zeigen. Daher vor Versand Kosten und tatsächliche Vorauszahlungen kontrollieren.

Checkliste für vollständige Unterlagen

• Versicherungen: Alle Teile des Abrechnungsjahrs abdecken. Eine Rechnung von Juni bis Mai enthält allein nicht die Kosten für Januar bis Mai des ersten Jahres. Versicherungsteuer ist nicht Umsatzsteuer.
• Gemeinsame Anlagen: Eine gemeinsame Rechnung nur einmal erfassen. Hausanteile und Zahlungsanteile sind keine neuen Rechnungen.
• Änderungsbescheide: Neuen Gesamtbetrag als Änderungsbeleg erfassen. Nicht ursprünglichen und geänderten Jahresbetrag addieren.
• Wartungsberichte, Aufmaße und Schreiben: Als Nachweise aufbewahren. Ohne eigene Rechnung nicht nochmals als Kosten buchen.
• Reparatur, Renovierung, Werbung und Verwaltung: Vermieteraufwand getrennt halten. Regelmäßige Wartung und Reparatur sind nicht dasselbe.
• Skonto oder andere Abzüge: Die Zahlungszuordnung verteilt keinen Abzug automatisch. Offenen Restbetrag prüfen und eine belegte Korrektur gesondert erfassen.
• Vertragsgrenzen: Individuelle Höchstbeträge werden nicht automatisch erkannt. Vereinbarung prüfen und den zulässigen Mieteranteil entsprechend erfassen.
• Originalbelege: Weiterhin sicher aufbewahren. Neu ausgewählte PDFs werden beim Speichern an der Rechnung hinterlegt. Frühere Fingerabdrücke enthalten keine Datei; sie ersetzen kein vollständiges Belegarchiv.

Die ausführliche Abrechnung kontrollieren und als PDF speichern

1. Die richtige Gebäudeperiode „Berechnen“, danach „Prüfen“. Nach einer Zeitraumkorrektur immer neu berechnen; der alte gespeicherte Stand ändert sich nicht von allein.
2. „Ergebnisse“ öffnen. Mieter, Wohnung, Abrechnungszeitraum, Nutzungszeitraum und Wohnfläche prüfen.
3. In der „Kostenübersicht“ die Gebäudekosten im Zeitraum und den Mieteranteil je Kostenart vergleichen. „Ihre Gesamtkosten“, tatsächlich gebuchte Vorauszahlungen und Guthaben oder Nachzahlung kontrollieren. Vereinbarte, aber nicht erhaltene Vorauszahlungen werden nicht als bezahlt angenommen.
4. Unter „Belege und Rechenwege“ jeden Beleg prüfen: gesamter Rechnungsbetrag, umlagefähiger Belegteil, gegebenenfalls Gebäudegewicht, Gebäudebetrag und die Kosten im Abrechnungszeitraum.
5. Bei Flächenverteilung die tatsächlich beteiligte Fläche und die Wohnfläche des Mieters vergleichen. Beispiel: 148 / 1100 m² heißt, dass die Wohnung 148 m² von den für diese Kosten beteiligten 1100 m² umfasst. Die Fläche aller Wohnungen im Gesamtbestand ist dafür nicht automatisch richtig.
6. Bei gemeinsamen Rechnungen können zwei Schritte nötig sein: zuerst der Anteil des Gebäudes, dann die Verteilung auf dessen beteiligte Wohnungen. Eine eigene Gewichtung 2 zu 1 ist nicht dieselbe Rechnung wie eine Verteilung nach Quadratmetern. Deshalb zeigt hemva die verwendeten Gebäudegewichte zusätzlich an.
7. Die Zeitquote kontrollieren. Bei Einzug am 01.07.2025 und ganzjährigen Kosten sind es 184 / 365 Tage. Vertragsscharf erfasster Verbrauch wird nicht zusätzlich zeitanteilig gekürzt. Rundungsdifferenzen werden centgenau mit dem Vermieter-/Leerstandsanteil ausgeglichen.
8. Beim gewünschten Mieter „Diese Abrechnung drucken / als PDF speichern“ wählen. Im Druckfenster A4 und „Als PDF speichern“ auswählen. Die Vorschau muss nur diesen Mieter enthalten. Alle Seiten auf Lesbarkeit und vollständige Rechenwege prüfen.

Kontrolle: Die Verteilungswerte stammen aus dem gespeicherten Berechnungsstand, nicht aus später veränderten Wohnungsflächen. Alte Nachweise ohne die zusätzlichen Zahlen zeigen ihren bisherigen Rechenweg; offene Perioden neu berechnen, um die vollständige neue Aufstellung zu erhalten. Bei „Dieser gespeicherte Stand ist veraltet“ zuerst neu berechnen; bis dahin ist der PDF-Knopf gesperrt.

17. Hilfe & häufige Fragen

Suche nach deinem Problem, zum Beispiel „Grundsteuer“, „Einbuchen“ oder „Nachweis“. Die Antworten erklären mögliche Ursachen, den nächsten Schritt und die Kontrolle danach.

Die FAQ-Suche bleibt in deinem Browser. Sie speichert deine Suchbegriffe, Mieterdaten oder Bankangaben nicht automatisch. Hier findest du allgemeine Antworten; die Fragen, die du kostenpflichtig mit einem Beleg an die KI stellst, werden dagegen für deine Vermietung gespeichert.

Allgemeine Hilfetipps

Diese Anleitung wächst mit

Ergänzung vom 05.10.2026: Der vorhandene Änderungsbeleg-Weg wurde für eine berichtige Winterdienst-Gemeinschaft live geprüft. Neu erklärt: Änderungen an einer Gemeinschaft schreiben gebuchte Rechnungen nicht rückwirkend um; erst die geprüfte Rechnungskorrektur und die Neuberechnung aktualisieren den Rechenweg. Die nächste KI-Rechnungsvorbereitung bleibt ausdrücklich „noch nicht live“.

Version 1.15.1 live: Backend und Frontend sind aktiviert und auf Handy- und Desktopbreite geprüft. Neu erklärt sind Mietkonto-Vorauswahl, Rücksprung zur nächsten Zahlung, Zahlungskorrektur, Storno, unveränderte Originalnachweise und centgenaue Kostenverteilung. Die Wissensbasis enthält 20 allgemeine FAQs. Die Bedienungstests verwendeten ausschließlich Beispieldaten mit abgefangenen Fachaufrufen.

Version 1.15.0 veröffentlicht und auf Handy und Desktop geprüft: persönliche Passwortänderung als eigener Menüpunkt, ausdrückliche Bankimport-Zustimmung mit kostenloser Testphase, übersichtliche Rechnungskarten, automatische Navigation zum Buchungsformular, Vorauswahl nach Kostenart-Zuordnung und durchsuchbare FAQs. Der kostenpflichtige Start bleibt bis zur Freigabe der Preis- und Vertragsbedingungen gesperrt.

Ausgabe 13 · 01.10.2026 · Version 1.15.0 live: Persönliche Passwortänderung, Bankimport-Zustimmung und kostenlose Testphase; außerdem Jahresauswahl oder genauer Leistungszeitraum, protokollierte Zeitraumkorrektur, Neuberechnungshinweis und ausführliche PDF-Aufstellung. Die neue Rechnungserfassung, automatische Wohnflächen, allgemeinen Vermieterkosten, privaten PDF-Belege und das breite Hilfefenster bleiben verfügbar. Oberfläche, Anleitung und Zugriffsschutz auf Handy und Desktop geprüft. Die Buchungstests verwendeten nur Beispieldaten. Neu: 17 zusätzliche Vermieterkostenarten, Kostenarten mit Erläuterung und Rechtsgrundlage, bewusste Umlagewahl und automatische Vermieteranteile. Ergänzt: einfache und erweiterte Nutzung, Menüführung, drei Bankimportformate, Prüfung, Dubletten, Teilzuordnungen, vorhandene Buchungen verknüpfen und Wiederholungen. Vertragsänderungen mit Nachweis, Zugangsdatum und ruhiger Datumseingabe erklärt. Keine echte Abrechnung fachlich freigegeben.

Version 1.15.0 veröffentlicht und am 01.10.2026 auf Handy und Desktop geprüft. Die Prüfungen an der Live-Oberfläche verwendeten ausschließlich Beispieldaten mit abgefangenen Fachaufrufen; keine echten Rechnungen oder Zahlungen wurden dabei angelegt und keine echten Passwörter oder Bestellungen geändert. Ergänzt: Versicherungswechsel und Teiljahre mit genauen Leistungsdaten.

Wenn ein Bereich fertiggestellt oder geändert wird, wird das entsprechende Kapitel ergänzt: Wo finde ich es? Was muss vorher vorhanden sein? Was klicke ich? Was passiert danach? Wie prüfe ich das Ergebnis?

Neue Funktionen bleiben als „noch nicht live“ markiert, bis ihre Veröffentlichung geprüft wurde. Erst danach wird diese Kennzeichnung entfernt. Beispiele bleiben allgemein und enthalten keine echten Mieterdaten.

Centgenaue Kostenverteilung

Verfügbar · Version 1.15.1 live. Ergänzung vom 02.10.2026. Die folgenden Hinweise ergänzen Kapitel 16.

hemva rechnet mit den ursprünglichen Flächen, Verteilungswerten und Mietzeiten. Eine verkürzt angezeigte Quote ist keine Rechengrundlage. Die endgültigen Geldanteile werden auf Cent gerundet. Ein verbleibender Cent wird nach der größten passenden Rundungsabweichung zugeteilt, nicht pauschal dem letzten Mieter. Bei gleicher Abweichung entscheidet die unveränderliche interne Nummer der Wohnung oder des Vertrags.

Zuerst wird der Betrag je Wohnung ermittelt, dann auf deren Verträge und Leerstand verteilt. Alle Anteile einschließlich Vermieter und Leerstand ergeben zusammen genau den zu verteilenden Betrag. Leerstand wird nicht auf die anderen Mieter verschoben.

Gleich große Wohnungen, aber unterschiedliche Kosten?

Prüfe zuerst die gespeicherten Wohnflächen unter „Gebäude & Wohnungen“. Zwei Wohnungen mit jeweils 137,25 m² ergeben zusammen 274,50 m². Stehen stattdessen 137,25 m² und 137,24 m² in den Stammdaten, ist die Summe 274,49 m². Bei 1.010,00 € ergibt diese unterschiedliche Fläche korrekt 505,02 € und 504,98 €. Das ist dann kein Rundungsrest, sondern ein Unterschied in den Eingabedaten.

1. Die beiden Wohnungen und ihre exakten Flächen mit dem Flächennachweis vergleichen. Warum? Ähnlich aussehende Wohnungen oder verkürzte Anzeigen beweisen keine gleiche Wohnfläche.
2. Nur einen belegten Eingabefehler an der betreffenden Wohnung berichtigen und speichern. Nicht pauschal Kosten auf 50 / 50 setzen oder Flächen erfinden, damit ein gewünschter Betrag herauskommt.
3. Die Gesamtfläche sowie tatsächlich beteiligte Wohnungen prüfen. Bei einer gemeinsamen Rechnung zusätzlich deren gespeicherte Wohnflächen und Gebäudegewichte kontrollieren; eine nachträgliche Stammdatenänderung schreibt frühere Rechnungszuordnungen nicht automatisch um.
4. Die betroffene offene Periode erneut „Berechnen“ und „Prüfen“. Danach den richtigen Mieter öffnen und ein neues PDF erstellen. Warum? Das gespeicherte Ergebnis und ein früher heruntergeladenes PDF behalten den alten Rechenstand.

Die 505,00 € im Beispiel sind der ganzjährige Anteil je Wohnung. Bei einem Mieterwechsel wird dieser Wohnungsanteil anschließend auf die tatsächlichen Mietzeiten und gegebenenfalls Leerstand verteilt; nicht jeder einzelne Mieter schuldet automatisch den ganzen Jahresanteil.

1. Rechnungen, teilnehmende Wohnungen, ursprüngliche Flächen, Mietzeiten und Verteilungsschlüssel prüfen.
2. Unter „Nebenkostenabrechnung“ die richtige offene Periode „Berechnen“, danach „Prüfen“ wählen.
3. In „Belege und Rechenwege“ die Flächen, Tage und endgültigen Anteile vergleichen. Auch die Vermieter- und Leerstandsanteile beachten.
4. Nach einer neuen Berechnung ein neues PDF erstellen. Bereits gespeicherte Nachweise und heruntergeladene Dateien werden nicht von allein geändert.

Typischer Fehler: Zwei angezeigte Flächen können gleich aussehen, obwohl sich die hinterlegten Originalwerte unterscheiden. Verschiedene Mietzeiten, Teilnehmergruppen oder Verbrauchswerte können ebenfalls unterschiedliche Anteile erklären. Eine Abweichung deshalb nicht allein anhand der verkürzten Anzeige beurteilen.

Mietzahlungen korrigieren oder stornieren

Verfügbar · Version 1.15.1 live. Ergänzung vom 02.10.2026 zu Kapitel 6 und 7. Auch in der einfachen Nutzung erreichbar.

Bankkonto und nächste Zahlung

1. Unter „Einstellungen → Bankkonten“ das gewünschte aktive Mietkonto als Standardkonto festlegen.
2. „Zahlungen buchen“ öffnen. Das tatsächliche Konto steht bereits in der Auswahl; vor dem Buchen kontrollieren. Ein Import behält das Konto seiner Bankbewegung.
3. Die Zahlung erfassen, „Aufteilung prüfen“ und „Geprüfte Zahlung buchen“ wählen.
4. Nach bestätigtem Erfolg springt die Seite zum Beginn der Erfassung. Die nächste Zahlung startet mit einer neuen Buchungskennung und dem Standardkonto. Bei einem Fehler bleiben die Eingaben erhalten; zuerst die Meldung lesen.

Falscher Mietmonat oder Betrag

1. In der Zahlungshistorie unter „Zahlungen buchen“ oder „Mieterkonto & Zahlungshistorie“ den Monat und die betreffende Buchung aufklappen.
2. „Korrigieren“ wählen. Die bisherigen Angaben werden übernommen. Mietvertrag, Mietmonat, Betrag, Zahlungsdatum, Konto und Aufteilung sorgfältig prüfen und berichtigen.
3. Den „Korrekturgrund“ eintragen und „Ursprüngliche Zahlung ausgleichen und durch diese Angaben ersetzen“ bestätigen.
4. „Aufteilung prüfen“ wählen. Die ursprüngliche Zahlung wird bei dieser Vorschau nicht doppelt angerechnet.
5. Erst „Geprüfte Zahlung buchen“ ersetzt die Zahlung: Ausgleich und Ersatz werden gemeinsam gespeichert. Scheitert das Speichern, bleibt die ursprüngliche Zahlung wirksam. „Korrektur abbrechen“ ändert nichts.
6. Die Erfolgsmeldung und beide Einträge kontrollieren: Das Original bleibt als „Storniert / durch Korrektur ausgeglichen“ sichtbar, nur der Ersatz zählt zu den wirksamen Summen.

Doppelte Erfassung entfernen

1. Die tatsächlich richtige und die doppelte Buchung mit dem Originalnachweis vergleichen.
2. Nur an der falschen Buchung „Stornieren“ wählen.
3. „Stornogrund“ ausfüllen und die falsche Erfassung ausdrücklich bestätigen.
4. „Stornieren bestätigen“ wählen. Die Zahlung bleibt nachvollziehbar sichtbar, zählt aber nicht mehr in den aktiven Summen. Es wird nichts endgültig gelöscht.
5. Mieterkonto, offene Mieten und Journal kontrollieren. Betroffene offene Nebenkostenabrechnungen anschließend erneut berechnen und ein neues PDF erstellen.

Wichtig: Stornieren berichtigt einen Erfassungsfehler. Eine wirkliche Rückzahlung ist ein eigener Zahlungsvorgang. Eine abgeschlossene oder versendete Abrechnung muss vor einer direkten Korrektur fachlich geprüft werden. Bei importierten Zahlungen zuerst stornieren; der Bankumsatz wird dadurch wieder offen und kann neu zugeordnet werden. Altbuchungen ohne verknüpftes Journal vor einer Korrektur prüfen lassen.

Unklare Serverantwort: Zuerst den Status in der Historie prüfen. Wiederholungen derselben Buchungskennung oder desselben Stornos erzeugen keinen zweiten Ausgleich. Nicht vorsorglich eine weitere Zahlung anlegen.

Zahlungen und Abrechnungen nach einer Änderung kontrollieren

Verfügbar · Version 1.15.1 live. Ergänzung vom 02.10.2026. Diese Kontrollliste gehört zum Buchen, Korrigieren und Stornieren.

Was muss ich vor dem Buchen unterscheiden?

• Buchungsdatum: Wann ist das Geld tatsächlich eingegangen? Dieses Datum dient der zeitlichen Einordnung des Zahlungseingangs.
• Mietmonat: Für welchen Monat wurde gezahlt? Eine Ende Juni erhaltene Zahlung kann zum Juli gehören. Deshalb ist der Mietmonat ein eigenes Feld und wird nicht automatisch aus dem Buchungsdatum abgeleitet.
• Aufteilung: Welche Teile sind Nettokaltmiete, Betriebskosten, Heizkosten, Kaution oder ungeklärtes Guthaben? Nur tatsächlich gebuchte Vorauszahlungen gehören zu den Vorauszahlungen der Abrechnung; Kaution und ungeklärtes Guthaben nicht.
• Bankkonto: Bei Bankzahlungen muss das ausgewählte Konto dem tatsächlichen Zahlungseingang entsprechen. Ein Standardkonto ist eine Hilfe, kein Nachweis. Auch im einfachen Modus bleiben Barzahlungen möglich; ein Bankimport ist keine Voraussetzung.

Die gebuchte Zahlung wiederfinden

1. Nach der Erfolgsmeldung die Zahlungshistorie unter „Zahlungen buchen“ ansehen oder „Mieterkonto & Zahlungshistorie“ öffnen. Warum? Erst der gespeicherte Eintrag bestätigt, dass die Zahlung übernommen wurde.
2. Den richtigen Vertrag wählen. Für die Kontrolle eines Mietmonats „Zeitraum nach“ auf „Mietmonat“ stellen und das passende Jahr und den Monat wählen. Warum? Ein Filter nach Buchungsdatum kann eine im Vormonat erhaltene Zahlung ausblenden.
3. Den Monatsbereich und die einzelne Buchung aufklappen. Vertrag, Mietmonat, Betrag, Buchungsdatum und die gespeicherte Aufteilung mit dem Zahlungsnachweis vergleichen. Bei mehreren Seiten auch „Weiter“ verwenden.
4. Bei einer Korrektur das ausgeglichene Original und den Ersatz prüfen. Bei einem Storno prüfen, dass genau die falsche Zahlung als ausgeglichen markiert ist. Warum? Die alten Einträge bleiben als Nachweis erhalten, zählen aber nicht mehr zu den wirksamen Zahlungssummen.
5. „Offene Mieten“ und bei Bedarf das „Buchungsjournal“ kontrollieren. Dieselbe Mietzahlung dort nicht noch einmal als Einnahme erfassen.

Einfaches Beispiel: zweimal auf Juni gebucht

Was passiert mit einer schon berechneten Nebenkostenabrechnung?

1. Die betroffene offene Gebäudeperiode unter „Nebenkostenabrechnung“ öffnen. Warum? Die gespeicherte Abrechnung enthält noch den Stand ihrer letzten Berechnung.
2. Nach Abschluss aller Korrekturen „Berechnen“ und danach „Prüfen“ wählen. Veränderte Vorauszahlungen können den Hinweis auslösen, dass ein gespeicherter Stand veraltet ist.
3. Unter „Ergebnisse“ Kosten, tatsächlich gebuchte Vorauszahlungen, Guthaben oder Nachzahlung kontrollieren. Eine reine Monatskorrektur innerhalb desselben Abrechnungsjahrs verändert die Jahressumme nicht zwangsläufig; ein anderer Vertrag, ein anderes Jahr oder ein Storno kann sie verändern.
4. Beim richtigen Mieter ein neues PDF erstellen und dessen Zeitraum und Beträge prüfen. Warum? Eine bereits heruntergeladene Datei wird nicht automatisch aktualisiert. Verwende für einen späteren Versand nur den überprüften aktuellen Stand.

Wenn die Korrektur nicht angeboten oder abgelehnt wird

Du brauchst Schreibrechte für „Mietverträge“. Bei einer importierten Zahlung wird „Korrigieren“ bewusst nicht angeboten: zuerst stornieren und anschließend den wieder offenen Bankumsatz richtig zuordnen. Bereits ausgeglichene Zahlungen können nicht nochmals korrigiert oder storniert werden. Bei abgeschlossenen oder versendeten Perioden sowie Altbuchungen ohne passenden Journalnachweis nicht ersatzweise eine zusätzliche Zahlung anlegen; den vorhandenen Stand zuerst prüfen lassen.

Wichtig: Ein Storno korrigiert einen Erfassungsfehler. Es führt keine Banküberweisung aus und ist keine tatsächliche Rückzahlung an den Mieter. Während eines laufenden Vorgangs nicht mehrfach klicken; bei unklarer Antwort zuerst die Historie aktualisieren.